5 (autres) façons de pratiquer et de démontrer la diligence

Pratiquer et démontrer la diligence : poser les bons gestes pour respecter tes obligations fiduciaires (la suite) !

Lors de la dernière entrée de blogue, on a abordé 5 façons de pratiquer et de démontrer ta diligence comme administrateur.trice ou dirigeant.e d’OSBL. On te propose aujourd’hui un autre petit moment d’introspection. Parce que la diligence, ce n’est pas seulement ce que tu fais, c’est aussi ce que tu peux démontrer en tant que fiduciaire.

Un petit rappel que la diligence, c’est un devoir... mais aussi une posture

En tant qu’administrateur.trice ou dirigeant.e, tu as des obligations fiduciaires. C’est-à-dire que tu dois agir dans le meilleur intérêt de ton organisation. Ce devoir s’appuie sur trois piliers : la loyauté, la transparence et, bien sûr, la diligence raisonnable.

La diligence raisonnable, c’est l’obligation d’agir comme le ferait une personne raisonnable, dans les mêmes circonstances. Tu n’as pas besoin d’être expert.e en tout. Mais tu as la responsabilité d’être informé.e, impliqué.e, et attentif.ve à ce qui se passe autour de la table.

Voici donc 5 gestes concrets… et les pièges qui peuvent t’éloigner de la diligence

1. Comprendre le cadre légal et réglementaire

Le piège : Penser que « c’est pour les juristes » ou que la direction générale s’en charge déjà.

Le risque : Passer à côté d’obligations incontournables et exposer l’organisation à des manquements involontaires.

L'astuce : Maintenir une liste de conformité à jour, suivie par un comité et la direction générale, et s’assurer qu’elle soit présentée et discutée trimestriellement.

L'impact : Renforce la rigueur de l’organisation et démontre que le conseil agit de façon proactive.

2. Structurer un fonctionnement régulier

Le piège : Croire que les réunions ponctuelles suffisent à « gérer » l’organisation.

Le risque : Des décisions prises dans l’urgence, sans vision d’ensemble, ou des zones d’ombre persistantes dans le suivi des responsabilités.

L'astuce : Mettre en place un ordre du jour perpétuel. Ce type d’agenda permet de répartir les temps de travail entre les comités, la direction et les enjeux collectifs.

L'impact : Donne un cadre aux discussions, évite les oublis et favorise une gouvernance équilibrée.

3. Articuler stratégie et opérations

Le piège : Penser que la stratégie, c’est une discussion annuelle abstraite qu’on peut déléguer.

Le risque : Perdre le lien entre la mission, les résultats sur le terrain et la prise de décision stratégique.

L'astuce : Revoir chaque année, en comité, les résultats attendus avec la direction générale et ajuster, au besoin, les impératifs stratégiques.

L'impact : Assure la cohérence entre les orientations et les actions, tout en documentant l’intention derrière les priorités.

4. Évaluer la performance de l’organisation

Le piège : Croire qu’un bilan financier suffit à évaluer la performance.

Le risque : Négliger d’autres dimensions comme la santé organisationnelle, la gouvernance, ou les niveaux de satisfaction des client.e.s, bénéficiaires et parties prenantes.

L'astuce : Mettre en place un processus annuel d’évaluation globale, mené par le comité d’encadrement, d’évaluation et de compensation de la direction générale, et s’appuyer sur des données, des constats, des rétroactions.

L'impact : Favorise une culture organisationnelle axée sur l’amélioration continue pour faire progresser l’organisation.

5. Écouter les bénéficiaires et les parties prenantes

Le piège : Se fier à son expérience ou à quelques commentaires isolés pour juger de l’effet des décisions.

Le risque : Prendre des décisions anecdotiques, qui manquent d’ancrage réel dans la réalité sur le terrain.

L'astuce : Mettre en place des structures permanentes de consultation : sondages, comités-conseils, groupes de discussion. L’important, c’est la régularité et la structure.

L'impact : Montre que l’organisation ne décide pas dans une bulle. Elle inclut, ajuste et avance en fonction des niveaux de satisfaction, des besoins et des tendances.

Un mot de la fin

Tu n’as pas besoin d’être parfait.e. Mais tu as le pouvoir de poser des gestes concrets pour pratiquer la diligence… et pour la démontrer. Ce n’est pas un luxe réservé aux grandes organisations. C’est un réflexe de saine gouvernance, accessible à toute personne de bonne volonté, comme toi.

Rappelle-toi : tu n’es pas seul.e dans ce rôle. En structurant ton action, tu facilites celle des autres. Et ensemble, vous élevez le niveau de confiance, de cohérence, et d’impact de votre OSBL.